buchung

Calendly

Buchungstool für Termine

Calendly

Calendly ist ein Buchungstool für Termine

Was ist Calendly?

Calendly ist ein Online-Terminplanungstool, das es Benutzern ermöglicht, Termine effizient zu organisieren und zu koordinieren. Unternehmen und Einzelpersonen können mit Calendly Verfügbarkeiten festlegen und ihre Kalender mit anderen teilen, sodass Kunden, Kollegen oder Geschäftspartner einfach und direkt freie Zeitfenster buchen können. Der Dienst synchronisiert sich nahtlos mit Kalendern wie Google Calendar, Outlook, Office 365 und iCloud, und kann per E-Mail, in Websites eingebettet oder als Link versendet werden.

Hauptfunktionen von Calendly:

Automatisierte Terminplanung: Kunden und Partner können verfügbare Zeitfenster einsehen und direkt buchen, was die Notwendigkeit von langen E-Mail-Ketten zur Terminabstimmung eliminiert.
Integration mit Kalendern: Vermeidet Doppelbuchungen, indem es sich mit bestehenden Kalendern synchronisiert.
Benutzerdefinierte Einladungen: Nutzer können ihre Terminseite individuell anpassen und verschiedene Arten von Meetings anbieten, z. B. 1:1-Termine, Gruppenveranstaltungen oder Mehrfachbuchungen.
Automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen: Teilnehmer erhalten automatische Bestätigungen und Erinnerungen vor dem Termin.

Warum wird Calendly verwendet?

Calendly wird verwendet, um den Prozess der Terminbuchung und -verwaltung zu optimieren:

Zeitersparnis: Calendly reduziert den Aufwand, der mit der Koordination von Terminen verbunden ist, indem es die Verfügbarkeit automatisch verwaltet und Zeitfenster anbietet.
Kundenerlebnis verbessern: Kunden und Partner können Termine selbstständig und bequem buchen, ohne dass zahlreiche E-Mails hin- und hergeschickt werden müssen.
Erhöhte Effizienz und Vermeidung von Terminüberschneidungen: Durch die Integration mit bestehenden Kalendern werden Terminüberschneidungen vermieden, was die Produktivität steigert.
Anpassbarkeit: Benutzer können den Dienst an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, z. B. für Verkaufsgespräche, Bewerbungsgespräche oder Beratungen.

Welche Daten werden verarbeitet?

Calendly verarbeitet eine Vielzahl von personenbezogenen und technischen Daten, darunter:

Kundendaten:
- Name, E-Mail-Adresse und weitere Kontaktinformationen der Teilnehmer, die Termine über Calendly buchen.
- Terminbezogene Informationen, wie Datum, Uhrzeit, Dauer und Zweck des Meetings.
Kalenderdaten:
- Synchronisierung von Kalendern, um Verfügbarkeiten und Terminüberschneidungen zu verwalten. Dies betrifft Kalenderinformationen wie gebuchte Termine, aber nicht deren Inhalte.
Technische Daten:
- IP-Adressen, Geräteinformationen, Browserinformationen und Cookies, die während der Nutzung der Website und des Dienstes erfasst werden.
Nutzungsdaten:
- Interaktionen mit dem Dienst, wie z. B. welche Termine gebucht wurden, Nutzungsfrequenz und andere Verhaltensdaten, die zur Verbesserung des Services analysiert werden.

Na, auf der Suche nach einem ganz bestimmten Service?

Ziel erreicht! 🏁

In unserem Service-Universum findest du umfassende Informationen zu einzelnen Services – übersichtlich und digital!

Expertenwissen und Profi-Tipps gibt’s on top 😉

Hast du "Service" richtig eingebunden?

Mach den Test in unserem kostenlosen Quickscanner!

Rechtliche Grundlage für die Verarbeitung

Die Grundlage für die Verarbeitung der Daten ergibt sich aus der DSGVO in Kombination mit dem TDDDG, wobei die DSGVO vorrangig ist, sollte es mal zu Kollisionen kommen.

Die DSGVO regelt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten und das TDDDG fokussiert sich auf den Zugriff auf das Endgerät, also z.B. den Einsatz von Cookies.

Wann besteht eine Einwilligungspflicht?

Personenbezogene Daten

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist nur dann rechtmäßig, wenn mindestens eine der Rechtsgrundlagen (a, b, c, d, e, oder f) des Art. 6 Abs. 1 DSGVO erfüllt ist. Die beiden wichtigen lit. sind die folgenden:

Die betroffene Person hat ihre Einwilligung erteilt (lit. a)
Die Verarbeitung ist zur Wahrung deines berechtigten Interesses erforderlich (lit. f)

Cookies

Gem. Art. 25 Abs. 1 TDDDG ist dann eine Einwilligung erforderlich, sobald Cookies gesetzt werden, die technisch nicht unbedingt notwendig sind.

Dabei sollte man wissen, dass damit nicht nur die bekannten, auf dem Endgerät der Nutzer platzierten Cookies gemeint sind, sondern auch sogenannte Zählpixel, die es unter anderem ermöglichen, den Useragent oder das Gerät der Nutzer zu verknüpfen oder herzuleiten.

Einwilligungspflichtig sind also alle Informationselemente, die die Identifizierung einer Person ermöglichen.

Die Anforderungen an die Einwilligungsfreiheit

Um einen einwilligungsfreien Einsatz zu gewährleisten, müssten folgende Bedingungen erfüllt sein:

Sofern eine Datenweitergabe an Dritte stattfindet:
a) Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit dem Auftragsverarbeiter (AV), sollten Daten von diesem an Dritte weitergegeben werden.
b) Der Auftragsverarbeiter nutzt die gewonnen Daten nicht für eigene Zwecke.
c) Der Auftragsverarbeiter verknüpft die Daten nicht über verschiedene Websites oder reichert sie an.
Kein Einsatz von Cookies oder ähnlichen Techniken, die nicht unbedingt erforderlich sind.
Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausschließlich in Europa oder in Ländern, für die ein Angemessenheitsbeschluss gemäß Artikel 45 DSGVO gilt.
Möglichkeit des Opt-outs bzw. Widerrufs sowie ausführliche Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten in der Datenschutzerklärung.
IP-Anonymisierung („Privacy by Default)
Automatisches Opt-out bei Do-Not-Track-Einstellungen im Browser.
Durchführung einer Interessensabwägung: Das berechtigte Interesse des Websitebetreibers muss die schützenswerten Interessen des Nutzers überwiegen.
Nachweis der erfolgten Punkte 1-7 durch den Website-Betreiber

IP-Adresse

Beachte, dass die IP-Adresse generell ein personenbezogenes Datum darstellt. Falls du verhindern willst, dass personenbezogene Daten übermittelt werden, musst du immer dafür sorgen, dass die IP-Adresse verschleiert wird.

Server-Standort

Solange nicht klar ist, ob/dass Daten von einem sicheren Server-Standort aus erhoben werden, ist die Vereinbarkeit mit der DSGVO schwierig.

Firmensitz

Bei amerikanischen Unternehmen und deren Töchter ist es zusätzlich wichtig den Fakt zu berücksichtigen, dass Daten die von Töchtern erhoben werden, auch in die USA weitergeleitet und dort verarbeitet werden. Amerikanische Unternehmen sind seit dem EuGH Urteil zum Privacy Shield einem unsicheren Drittland zugehörig. Sollten die Unternehmen dem derzeitigen Data Privacy Framework (DPF) zugehörig sein, heißt auch das nicht, dass jeder der vom Unternehmen zugehöriger Service unbedenklich zu nutzen ist. Erst recht nicht ohne die Zustimmung der Nutzer.

Zertifizierung durch das Data Privacy Framework (DPF)

Calendly ist nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (vormals bekannt als Privacy Shield), das den sicheren Datentransfer zwischen der EU und den USA regelt. Dies stellt sicher, dass die von Calendly in die USA übertragenen Daten nach den hohen Standards der DSGVO geschützt sind. Calendly verpflichtet sich, den Datenschutz und die Sicherheit personenbezogener Daten gemäß den europäischen Datenschutzvorgaben zu gewährleisten.

Calendly muss Bestandteil deiner Datenschutzerklärung sein!

Jetzt eine Datenschutzerklärung kostenlos über die Testversion unseres Privacy Hubs erstellen!

Warum ist Calendly einwilligungspflichtig?

Calendly ist nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einwilligungspflichtig, da der Dienst personenbezogene Daten wie Name, E-Mail-Adresse und Terminbuchungen verarbeitet. Die Einwilligungspflicht ergibt sich insbesondere aus:

Verarbeitung personenbezogener Daten: Die Plattform verarbeitet Daten von Nutzern, die Termine buchen oder ihre Kalender synchronisieren. Diese Daten sind als personenbezogen nach der DSGVO geschützt.
Cookie- und Tracking-Technologien: Calendly verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um das Verhalten der Nutzer zu analysieren. Hierfür ist eine Einwilligung der Nutzer erforderlich, bevor Tracking-Daten erhoben werden.
Recht auf Transparenz: Nutzer müssen darüber informiert werden, welche Daten von Calendly gesammelt und zu welchem Zweck sie verwendet werden, und sie müssen die Möglichkeit haben, ihre Einwilligung zu widerrufen.

Fazit zur datenschutzkonformen Verwendung von Calendly

Calendly ist ein äußerst nützliches Tool für Einzelpersonen und Unternehmen, die regelmäßig Termine planen und koordinieren müssen. Der Service verbessert die Effizienz, indem er automatisierte Terminbuchungen ermöglicht, und sorgt gleichzeitig für eine angenehme Nutzererfahrung durch die Integration mit verschiedenen Kalendern und die Vermeidung von Terminkonflikten.

In Bezug auf den Datenschutz kann Calendly DSGVO-konform genutzt werden und ist durch das EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, was sicherstellt, dass personenbezogene Daten auch bei der Übertragung in die USA den europäischen Datenschutzstandards entsprechen. Webseitenbetreiber müssen jedoch sicherstellen, dass sie die Nutzer transparent über die Datenverarbeitung informieren und die Einwilligung zur Verwendung von Cookies und anderen Tracking-Technologien einholen.

Du hast Fragen?

Kontaktiere uns gerne für ein unverbindliches Erstgespräch: